平成22年度 職員提案の採用案件について

2011年10月31日

 北見市職員提案に関する規程に基づき、平成22年度は2件の職員提案がありました。平成23年2月に審査を行った結果、そのうち1件を「採用」としました。

 

 

採用案件:各種証明申請書の発行と自動集計システムの構築

 

 

この採用案件は、平成23年8月より、「税証明の交付申請手続きの簡略化 実証実験(かんたん交付申請)」として、対象窓口での試験運用を開始しております。

●リンク:税証明の交付申請手続きの簡略化 実証実験について(北見市ホームページ) 市民税課

 

 

開始後のアンケートでは、おおむね6割の方から満足・やや満足との評価を頂いておりますが、今後も検証を継続します。

●リンク: “かんたん交付申請”利用者満足度調査結果(平成23年8月分) 市民税課

 

 


 

■提案の概要

「窓口での税証明の交付申請手続きを簡略化し、これまでわかりにくかった交付申請書に記入しなくてもお客様が税証明書の交付が受けられるようにする。」

 

提案者

(当時)

総務部市民税課係長、総務部納税課係長、企画財政部IT推進課主事

提案内容

来庁者は煩雑な申請書を書かず、職員が聞き取りすることにより住所や申請内容があらかじめ印刷された申請書を発行する仕組みを実現する。来庁者は申請書に氏名を記入(サイン)だけで証明書の申請が完了する。実現には、簡易的な「申請書発行システム」を構築する。

効果

・来庁者が煩雑な申請書に記入する手間が無くなること。

・来庁者からの「申請書の記入方法に関する問い合わせ」が削減されること。

・窓口での手数料計算、事後集計が自動化できること。  など

特筆点

簡易システムの構築には市販のデータベースソフトウェアを活用し、安価に短期間で自己開発できること。

今回の

審査員

市長、副市長、総務部長、企画財政部長、総務部次長、企画財政部次長、関係課の課長

審査方法

審査員に対するプレゼンテーション

審査結果

「採用」とするが、「試験運用」の位置付けとし、本格実施に向けて、充分な検証を行うものとする。

※現在、税証明の発行に限って試験運用を行っております。

 

 

●交付申請手続 簡略化のイメージ

イメージ

 

●開発した簡易窓口システムの画面。本人確認書類から本人を特定し、発行対象の証明書を選ぶ。

 (掲載用に画像の一部を加工しています)

システム画面

 

●申請書のサンプル。氏名を記入(サイン)するだけで申請が完了。

申請書サンプル


●副市長(右側中央)から審査結果の通知風景(平成23年3月)

通知風景 

 

 

 

●職員提案制度の課題と今後の検討事項

 ここ数年、職員提案制度を利用した提案がありませんでしたので、今回は久しぶりの審査となりました。職員にとって、現行の職員提案制度はハードルが高いものに感じられていることが考えられ、制度が十分に運用できていたとは言い難い状況にありました。現行制度が職員の提案意欲を刺激しておらず、この制度による業務改善が全庁に広がっていないと考えられるため、今後制度の見直しを進めます。

本来、職員のアイディアを拾い活かすことは、市民サービスの向上や事務の効率化など、さまざまな改善(カイゼン)につながるものです。また、改善の事例や効果が市民にも職員にも見える化されることにより、さらなる改善へと好循環を生み出す可能性を秘めています。日常の何気ない「気づき」からアイディアが生まれ、小さな工夫や大きな施策となって、次々に現れてくる流れを実現することが一つの目標となります。

 

今後は他自治体や民間企業の先進事例を参考にしながら、職員提案制度のあり方や運用方法を見直し、活発な改善につながっていくよう推進して参ります。

 

平成23年10月

北見市 総務部 職員課

 

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電話:0157-25-1113