窓口手続きの簡略化と統一化の取り組みについて(ワンストップサービス推進事業)

2016年1月6日

 

 北見市では、市民の皆さまの行政手続きの負担軽減と事務の簡素化のため、手続きの簡略化・統一化を進めております。このたび、下記のとおり下記の3点について事務の見直しを実施しました。

 

1.窓口事務全体での本人確認方法を統一化

 社会保障・税番号制度(マイナンバー)に伴って手続きの際の「本人確認」が一層厳格化されたことに対応するため、北見市では、本人確認に関する基本的な考え方をまとめ、届出・申請等の手続きの際の本人確認を統一的に実施することといたしました。

手続きの際は、ご本人であることを確認します(1)背景
 ・本人確認は各手続きの法令や取扱要領ごとに定められており、訪れた窓口(担当課)や手続きの種類によって、確認方法が異なっていたため。(特に、複数の手続きをまとめて受付する場面において、手続きごとに本人確認方法の違いが顕著になってしまうため)。
 ・マイナンバーやDV等、昨今の個人情報保護の高まりに対応するため。
 ・本人確認を前提として押印の省略や添付書類の削減を推進するため。

(2)実施時期 
  平成28年1月より

 

(3)詳細
  ・手続きの際の本人確認とマイナンバーの確認にご協力ください(リンク)

北見市本人確認の取扱いに関する規則(リンク)


 

2.手続きの際の押印省略の推進

 従来、申請書等に押印を求めていたもの(いわゆる申請者の認印)について、本人確認 及び 申請書への署名 を前提とすることで押印を省略して差し支えのない手続きについて見直しを行い、押印の省略化を推進します。

(1)背景
 ・これまで各課においてそれぞれ押印を省略してきたことにより、押印の要・不要が手続きごとに異なる状況となっているため。
 ・本人による申請であることが本人確認によって確認されており、氏名の記入に加えて必ずしも押印まで求めておく必要がない場合があるため。

(2)押印を省略できる場合
 ・本人確認の実施により、届出等を行う方がご本人と確認できる場合
 ・申請書に署名をいただきます。

押印の省略化イメージ
・届出等を行う方が代理人の場合は、届出等を行う方(代理人)に対する本人確認と、届出等を行う権限があるか(委任状等)の確認をさせていただきます。

 

(3)実施時期
  平成28年1月より
  ・「印」マークの削除等、申請書様式の改正作業は、必要に応じて順次実施します。
  (現在使用している申請書も当面の間使用するものがあります。申請書に「印」マークがあったとしても、押印の省略が可能な場合は押印を求めません。)

(4)押印省略の対象とならないもの
 ・北見市に提出する届出書、申請書であっても、法令もしくは国や他の地方公共団体等の規定によって押印が義務付けられている手続きに関しては押印の省略はできません
 ・届出等を行う方ご本人の押印でないものは省略対象外です。(例:法人の会社印等)
 ・その他、次のようなものは対象外としています。
   ・行政手続き(届出、申請等)以外の様式
   ・市との契約事務に関する書類(契約書、請求書等)
   ・委任状など、申請書以外のもの
   ・印影の照合が必要となる場合(実印や銀行届出印) など

北見市届出書等の押印省略に関する規則(リンク)


 

3.申請書様式の見直し推進(様式の標準化)

 手続きの際に記入いただく申請書について、わかりやすく迷わず記入できるよう、市民の目線に沿った様式レイアウトに統一化を進めます。

(1)目的
 ・何の様式か、どこに何を記入すべきかを把握しやすくし、記入の簡素化や記入時間の短縮を図るため。
 ・共通的なレイアウトにより手続きごとの様式の違いを解消することが、事務上も効率的なため。

(2)見直しのポイント
 わかりやすく迷わず記入できる様式となるよう、また、職員から見ても事務の効率化となるよう見直しを進めます。
 (例)
  ・市民の目線や記入の流れに沿ったレイアウト
  ・記入する項目の順番や配置の統一化、用語の使い方の見直し
  ・不必要な項目や繰り返し記入項目の削減等、項目の見直し
  ・マイナンバー記載欄の追加ルールを共通化
  ・説明や審査処理等、職員の事務処理の手順に沿った項目順
   など

(3)実施時期
  平成28年1月より(様式改正の際に順次見直しいたします)

(4)見直し対象とならないもの
 北見市に提出する届出書、申請書であっても、法令もしくは国や他の地方公共団体等の規定によって様式が規定されているもの(配置等を市の権限で変更できないもの)や行政手続き以外の様式は見直し対象外です。

(5)本市の様式見直し作業の特徴
 見直し作業を効率的に行い、より統一的な様式を作成するため、様式作成の基本的な考え方をガイドラインとして定めました。構成パターンと部品を組み合わせるという手法で標準化を推進します。

■構成パターンと部品の組み合わせによる様式標準化のイメージ
・様式構成パターン:代表的な手続きのパターンに応じて様式構成を共通化
・様式部品:よく使う項目を共通部品化
構成パターンと部品の組み合わせによる様式標準化のイメージ

北見市届出書等の様式作成の基準に関する規程(リンク)
北見市届出書等の様式作成の基準に関するガイドライン(1.43MBytes)(リンク)

お問い合わせ

総務部総務課
電話:0157-25-1110